Av Nils Erik Langva 1. november 2005 08:00

Løsning for logistikere med datavegring

Innkjøp og drifting av databaserte og integrerte logistikk- og regnskapssystemer kan for små og mellomstore bedrifter forårsake at balansen mellom inn- og utgående fakturaer kun bør leses etter mørkets frembrudd - uten mindreårige til stede. På Sula utenfor Ålesund har noen gjort noe med det.

De tre samarbeidspartnerne Lars Gunnar Nesseth fra Holen AS (sittende), Anders Barstad fra Innovasjon Norge og Robert Klemetsen fra Invo AS. Foto: Nils Erik Langva

Nils Erik Langva

For å holde utgiftene nede blir gjerne plastposeregnskaper kombinert med «skal tro hvor det ligger»-metoden for lageroversikt, til og med i virksomheter av en viss størrelse. Den som vil mene beskrivelsen er overdreven kan ta kan jo ta en ringerunde i regnskapsførerbransjen.

Men ikke bare utgiftene kan være skremmende på datasiden. Høye terskler for å lære programvaren er for veldig mange en vel stor begrensing. Her skal ikke garanteres at den hele og fulle løsningen endelig er for hånden. Men, «Innovasjon Norge» i Møre og Romsdal har gått inn med en million kroner for å skape et nytt datasystem, som er ment å være billig, enkelt å lære og beregnet for små og mellomstore virksomheter.

To sjeler og en tanke

Det nyutviklede systemet har allerede vært gjennom prøvedrift i ett år ved Holen AS, et verft og mekanisk verksted som arbeider med aluminium.

Bedriften er lokalisert like utenfor Ålesund, på øya Sula, som er mest kjent for en rekke glimrende musikere, i eksempelvis Brazz Brothers og Ytre Suløen Jazzensemble, eller solister som trompetisten Jens Petter Moldvær.

Sulamittene - en betegnelse påført dem av tusenkunstner og ålesunder Simon Flem Devold - har i generasjoner vist seg ikke å være helt umusikalske på næringslivsfronten heller. I 2003 tok Lars Gunnar Nesseth, over et mindre, konkursrammet verft, og kom slik med i dataprosjektet. Årsaken var at han kort etter bedriftsovertagelsen så påtrengende behov for et lager- og økonomisystem der kostnader til innkjøp og drift ikke på ny ville sende bedriften til skifteretten.

Spørsmål om tid

Som så ofte i næringslivet fikk Lars Gunnar Nesseth erfare at løsningen var å finne i eget nettverk. Robert Klemetsen i datafirmaet Invo i Ålesund hadde i lenger tid fundert på løsninger for økonomi og logistikk, og som ikke kostet skjorta av de små bedriftene. Selskapet hans så en interessant forretningsmulighet her, simpelthen fordi anslagsvis 90 prosent av bedriftene i Norge er små, med mellom én og fem ansatte. Nesseth og Klemetsen kjente hverandre på forhånd. Og begge kjente Anders Barstad, som er senior kunderådgiver i Innovasjon Norge sitt kontor i Ålesund. Og dermed var det hele bare et spørsmål om tid. Lars Gunnar Nesseth beskriver sin del av prosessen slik:

- Jeg var på forhånd klar over at den kanskje største utfordringen i starten var å makte investeringene til en integrert, administrativ løsning med støtte for salg, innkjøp, lager/logistikk, prosjektstyring, kalkyler og regnskap. I bankene var verken penger eller trøst å hente, ikke en gang kassakreditt fikk vi når kapitalen trengtes som sårest. Kvaliteten i visjonene og planene våre var liksom ingen ting verd. Her kom etter hvert Innovasjon Norge inn med en helt annen holdning, og takk for det.

Takket være deres evne til å se muligheter er prosjektet der det er i dag.

Dagens systemer, som i vår bransje er større verftsløsninger er ikke skalert i forhold til størrelsen på bedriften og blir alt for kostbare. Problematikken er akkurat den samme i praktisk talt alle bransjer. Sånt sett er det et paradoks at den delen av næringslivet, som er mest skviset ikke har råd til de nødvendige dataverktøyer.

Tilfeldig håndtert

- Hva er konsekvensen slik du ser det?

- En rekke funksjoner blir tilfeldig håndtert, tradisjonsbundne og svært personavhengige. Det er et faktum at små- og mellomstore bedrifter i Norge er «utgått på dato» som følge av mange års manglende fokus på administrative systemer og rutiner. Flere har også store utfordringer med å kunne holde tritt med de rapporteringskrav som stadig pålegges av sentrale myndigheter.

Men manglende systemer har også konsekvenser på personalsiden, slik at rekrutteringen er problematisk. Nyutdannede økonomer, ingeniører og andre med spesialkompetanse får ikke utnyttet dybden sin kunnskap og dyktighet gjennom arbeid i disse bedriftene. Noe som i neste omgang fører til en manglende rekruttering og en flukt mot større internasjonale organisasjoner.

En av suksessfaktorene til bedrifter av Holens størrelse er derfor å kunne spisse kompetansen og legge til rette løsninger innenfor disse områdene. Og da må vi kunne tilby dataverktøyer, som gir meningsfulle utfordringer for de ansatte. På alle disse områdene er jeg optimistiske med den løsningen som nå ligger på bordet. Og der Holens folk har kunne bidra til å dreie prosjektet i den ønskede retning, har vi forsøkt på det.

Kjent plattform

Roberth Klemetsen, som er daglig leder for utviklingsselskapet Invo forteller at hans problem lenge var usikkerhet på markedsbehovet. Når Nesseth, som han altså kjente fra før, tok opp spørsmålet om et tilpasset system, la Klemetsen inn «overdrive» og tok kontakt med datagiganten Microsoft, og andre som leverer kontorapplikasjoner.

- Jeg hadde klart for meg store deler av den potensielle kundegruppen har datavegring. Derfor så jeg for meg at vi måtte skape løsninger innenfor kjente miljøer. Vi landet på Microsoft fordi de aller fleste har kjennskap til Officeprodukter som Word, Excel og Outlook på ett eller annet nivå. Microsoft tente på ideen vår, og som 1 av bare 25 partnere i Norge fikk vi tilgang til kildekoden deres. Resultatet er at du med vårt system kan finne historikk om logistikk, lagerlokasjoner, kunder og regnskap fra Microsoft Business Solution, Excel og Outlook. Det legges også til rette for å kunne gjøre kundeaktiviteter rett fra de ulike Office produktene.

- Eksempler på praktisk bruk?

- Kundeopplysninger som for eksempel skrives i Excel, legges automatisk inn i regnskapsmodulen og oppdateres, og overføres til faktura, om ønskelig. Skrives varenummeret inn i Word eller Excel får man opp ulik informasjon om produktet rett i tekstbehandlingssystemet, for å nevne noe. Et ekstra poeng er det at den såkalte SFI-standarden ligger inne, gratis. Dette er en database som spesifiserer alle deler av et skip, fra de minste til de største. De angir prosedyrer for reparasjon og vedlikehold på alle deler, og anslår tidsforbruk. Systemet registrerer arbeider for hver enkel kunde i henhold til standarden. Bare det å skaffe seg standarden har til nå være en svært kortbar affære. Dessuten har man måtte bruke den manuelt, som best man har kunnet.

Bedre samarbeid

- Hvor bredt i logistikkjeden kan systemet favne?

- Begrensingen er i grunnen bare de bedriftene selv ønsker å sette. Vi mener jo at dette systemet favner så vidt at det bør kunne bidra til effektivisering av alle logostikk mellom en virksomhet, og for eksempel dens underleverandører.

- Bortsett fra akkurat denne standarden, kan alle som ønsker kontroll på logistikk og regnskap bruke det. Og siden vi er koblet oss opp mot Microsoft er modulene slik at de kan brukes over hele verden. Men selv om vi utelukkende skulle holde oss her i landet er potensialet langt over det Innovasjon Norge krever for å gi støtte, etter vår mening. En markedsundersøkelse viser at 65 prosent av bedriftene innen verfts industrien i Norge ikke har integrerte databasert regnskapssystem. Så her er det bare å gå løs.

Åpenbart behov

Når Innovasjon Norge trer inn i et utviklingsprosjekt som långiver eller med annen bistand, vil noe av deres funksjon bestå i å helle kaldt vann i blodet på klientene, kort og godt underlegge prosjektene strenge vurderinger av markedsmuligheter og inntjeningspotensiale.

- Våre vurderinger er i første omgang tredelt, sier senior kunderådgiver, Anders Barstad. - Vi vurderer om markedet har behov for produktet, om markedet er stort nok og om kundene er villige til å betale nok til at produktet kan kommersialiseres. I dette tilfellet fant Innovasjon Norge at behovet var åpenbart og at ideen er forretningsmessig interessant. Vi tror at det lokalt kan selges 8-10 systemer over en femårs periode, og da svarer prosjektet seg. Vi har ikke vurdert muligheter i tillegg til dette, for eksempel i resten av landet eller utenlands.

- Innovasjon Norge går inn med et millionbeløp, hvordan sikrer dere at dette ikke kun blir en skreddersydd løsning for Holen AS?

- Vi kvalitetssikrer på mange måter nettopp fordi vi er oppmerksom på en slik fallgruve. I hovedsak gjøres dette ved ulike gjennomkjøringer, sjekker og mentorordninger. Vi lar blant annet latt folk fra store aktører fra lignende bransjer etterprøve planer og de konkrete løsninger. I dette konkrete tilfellet har blant andre Ulstein-gruppen vært inne i bildet. Dessuten må utvikleren prøve systemet i praksis og godtgjøre at det fungerer. Her på Holen har to programmerere arbeidet kun med dette i et års tid. Vi har altså er ganske godt vurderingsgrunnlag for engasjementet, avslutter Barstad.

-------

Invo AS ble stiftet så sent som i januar 2004, og arbeider med utvikling, konsulentbistand og rådgivning innenfor forretningssystemer/ERP-løsninger. Motivet bak etableringen var et ønske om å kunne standardisere ulike løsninger innen ERP. Målet er å kunne lage kostnadsriktige løsninger til små/mellomstore bedrifter. Firmaets produkter faller inn under følgende hovedgrupper: Ordre/logistikk, regnskap/lønn, rapportering, kundeoppfølging (CRM) og integrasjoner.

På utviklingssiden satser Invo på å utvikle, integrere og levere standard løsninger basert på åpen teknologi som kan tilpasses den enkelte kunde. Løsningene omfatter standardplattformer, Windows, Mac og Linux og tredjepartskomponenter som for eksempel ulike ERP-systemer, Huldt & Lillevik, Microsoft, Java for å nevne noen. Bedriften tilbyr både kurs og konsulenttjenester

Holen AS ble etablert i juli 2003 med basis i avtale om kjøp av aktiva, dvs. materielle og immaterielle rettigheter m.v., fra det konkursrammede selskapet Holen Aluminium Teknikk.

Selskapet har til hensikt å videreutvikle produksjonen som er fundamentert i utvikling og produksjon av komplette hurtiggående båter og lettvektskonstruksjoner, det siste både for landbasert og maritim virksomhet.

Holen ser seg selv som en av Norges fremste kompetansebedrifter innen bruk og bearbeiding av aluminium, og mener å ha markert profil på grunn av denne spesialiseringen, samtidig som den har de samme funksjoner innebygd fra prosjektstadiet og frem til ferdig produkt, som de større verftene.

Innovasjon Norge tilbyr produkter og tjenester som skal bidra til å utvikle distriktene, øke innovasjonen i næringslivet over hele landet og profilere norsk næringsliv og Norge som reisemål. Og så skal den bidra til at kundenes ideer blir forretningssuksesser, slik det selv formulerer sine visjoner. Innovasjon Norge har kontorer i alle fylker og i mer enn 30 land over hele verden, med totalt ca. 700 medarbeidere.

Fra 1. januar 2004 ble oppgavene til følgende kontorer overtatt av Innovasjon Norge; Statens nærings- og distriktsutviklingsfond (SND), Norges Eksportråd, Statens Veiledningskontor for Oppfinnere (SVO) og Norges Turistråd. Tilskuddsmidler prioriteres til prosjekter som har klare nyskapingselementer innen produkt eller prosess og som bidrar til lønnsom utvikling av en eller flere bedrifter. Lån ytes både til utviklingsformål, men også til investeringer i anlegg og maskiner. En typisk lånetaker er en bedrift som har lagt bak seg den aller første utviklingsfasen og som har et kommersialisert produkt. Innovasjon Norge har også betydelige låneengasjement på kommersiell basis, for eksempel i bransjene mekanisk industri, verft, prosess, landbruk, fiskeforedling og fiskeriflåten. Mange kunder fremhever de kommersielle låneordningene som våre viktigste virkemidler, ettersom de ofte kompletterer bankenes tilbud på en god måte.

www.logistikk-ledelse.no© 2005